Toma notas en tus reuniones de manera eficaz usando Notion y ChatGPT
Como Engineering Manager, tomar notas durante las reuniones puede ser una herramienta esencial que te ayude a organizarte y asegurar que tú y tus equipos estáis alineados en los siguientes pasos a dar para alcanzar vuestros objetivos.
¿Porque tomar notas en tus reuniones?
Aquí hay algunas razones específicas por las que es importante tomar notas durante las reuniones:
Registro de decisiones y elementos de acción: al tomar notas durante las reuniones, puede capturar decisiones importantes, elementos de acción y compromisos realizados tanto por ti como por los miembros de tu equipo. Esto asegura que todos estéis en la misma página y ayuda a evitar malentendidos o problemas de comunicación.
Realizar un seguimiento del progreso e identificar los desafíos: las notas de la reunión también pueden ayudarte a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos o iniciativas discutidos durante la reunión, así como a identificar cualquier desafío u obstáculo que pueda estar obstaculizando el progreso. Esta información se puede utilizar para ajustar prioridades, asignar recursos e identificar soluciones a cualquier problema que pueda surgir.
Seguimiento de acuerdos: las notas de la reunión pueden servir como un recordatorio de los compromisos asumidos por los miembros del equipo durante la reunión y ayudarlos hacer un seguimiento de los mismos. Esto puede ser especialmente útil para garantizar que todos están alineados con las necesidades de un proyecto o iniciativa.
Mejora la comunicación: las notas de la reunión pueden ayudar a garantizar que todos tengan una comprensión clara de lo que se discutió durante la reunión. Esto puede ser especialmente importante cuando se comunica con miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión o para comunicarse con partes interesadas fuera del equipo.
Registro histórico: tomar notas de reuniones también puede servir como un registro histórico de discusiones, decisiones y acciones pasadas. Esta información puede ser valiosa para referencia futura y puede ayudar a informar decisiones futuras.
En general, tomar notas durante las reuniones puede ayudarte a mantenerte organizado, realizar un seguimiento del progreso, fomentar la responsabilidad, mejorar la comunicación y servir como un registro histórico de discusiones y decisiones pasadas. Como *Engineering Manager, tu función es garantizar que tu equipo esté alineado y enfocado hacia sus objetivos. Tomar notas durante las reuniones puede ser una herramienta importante para ayudarte a lograr este objetivo.
¿Qué es Notion?
Notion es una herramienta de productividad todo en uno que permite a los usuarios tomar notas, crear bases de datos y colaborar con otros. Proporciona una plataforma flexible y personalizable para organizar notas, con la capacidad de generar bases de datos, agregar etiquetas y filtrar la información en función de varios criterios. Con Notion, los usuarios pueden generar un espacio de trabajo específico para notas de la reunión, lo que facilita el seguimiento de toda la información discutida.
En mi caso, siempre uso Notion para tomar notas de las reuniones 1:1 con los miembros de mi equipo. Estas notas me permiten tener contexto en las siguientes reuniones sobre los temas discutidos previamente y las posibles tareas a realizar por mi lado. En la siguiente imagen puedes ver un ejemplo de una platilla simple que utilizo para tomar notas en estas reuniones.
Una de los beneficios de usar Notion para la toma de notas es la flexibilidad y customization que nos ofrece. Podemos crear una base de datos para nuestras notas, etiquetas y filtros basados en los criterios que necesitemos. Estos filtros, por ejemplo, por fecha o equipo, pueden ser de ayuda para buscar información a posteriori. Por ejemplo, me permite buscar los temas que he tratado con los miembros de un mismo equipo en el último mes.
Notion también nos proporciona una plataforma para colaborar y compartir información. Podemos invitar a otros miembros del equipo y pueden editar y compartir las notas de la reunión. Esto es realmente útil cuando multiples personas necesitan estar alineados sobre los temas discutidos en varias reuniones.
¿Qué es ChatGPT y porque debería de usarlo?
ChatGPT es un gran modelo de lenguaje desarrollado por OpenAI que puede comprender y responder al lenguaje humano. Puede ayudar en la toma de notas al resumir los puntos clave, resaltar la información importante y generar preguntas de seguimiento. Combinado con Notion, ChatGPT puede proporcionar una solución poderosa para tomar notas durante las reuniones.
Para comenzar a tomar notas de reuniones con Notion y ChatGPT, el primer paso es configurar un espacio de trabajo en Notion especifico para almacenar tus notas. Este espacio de trabajo puede incluir una base de datos de notas de reuniones, con campos para la fecha, hora, asistentes y agenda de la reunión.
Durante la reunión, ChatGPT puede ayudarte a tomar notas, resumir los puntos clave y extraer elementos de acción que podrás convertir en tareas para ti u otras personas del equipo. ChatGPT puede ayudarte a extraer información relevante, por ejemplo, la mención de fechas de proyecto o necesidad de convocar reuniones con otros participantes. Otro caso de uso interesante es la extracción de conclusiones en debates o discusiones, la inteligencia artificial nos permitirá resumir los puntos de vista de cada participante y el acuerdo alcanzado.
Usar ChatGPT para tomar notas puede ayudarte a reducir la carga cognitiva de tomar notas durante una reunión. En lugar de tratar de anotar todo lo que se está discutiendo, puede concentrarse en participar activamente en la reunión mientras ChatGPT se encarga de capturar la información crítica.
Una vez que finaliza la reunión, puedes revisar las notas tomadas por ChatGPT y realizar las modificaciones o adiciones necesarias. Puedes también usar Notion para agregar cualquier contexto adicional o información que pueda faltar. Por ejemplo, puedes agregar enlaces a documentos relevantes o adjuntar archivos a tus notas de la reunión.
Google Meets Transcripts + Notion IA (ChatGPT)
ℹ️ La herramienta de IA de Notion está impulsada por la tecnología GPT-3 de OpenAI, un modelo de procesamiento de lenguaje natural de última generación capaz de comprender y generar un lenguaje similar al humano. GPT-3 es conocida por su capacidad para generar texto coherente que suena natural y que se ha utilizado en muchas aplicaciones, incluidos chatbots, traducción de idiomas y generación de contenido.
Podemos usar Notion IA para generar fácilmente resúmenes de nuestras reuniones. Solo necesitaremos generar transcripciones de estas e insertarlas en Notion.
Actualmente, no existe una integración nativa entre Notion y Google Meet, pero podemos usar herramientas de pago, cómo Tactiq si queremos automizar el proceso. Esta herramienta nos permite generar resumenes de manera directa y guardarlos en Notion. Para ello también hace uso de la tecnología ChatGPT-3.
Si, por el contrario, hacemos el proceso manualmente, podemos insertar la transcripción en nuestro Notion y utilizar Notion IA para generar el resumen y los elementos de acción.
Conclusión
En conclusión, tomar notas de las reuniones es esencial para asegurarnos que la información importante sea capturada y documentada. Usar Notion y ChatGPT juntos puede mejorar significativamente el proceso de toma de notas. Notion ofrece una solución flexible y una plataforma personalizable para organizar notas, mientras que ChatGPT puede ayudar a tomar notas resumiendo los puntos clave, destacando información relevante y generando preguntas de seguimiento. Con estas herramientas podemos capturar información, reducir la carga cognitiva de tomar notas y garantizar que la información esté organizada y sea fácilmente accesible para futuras consultas.